Odpis aktualizujący należności księgujesz zapisem Wn „Pozostałe koszty operacyjne” i Ma „Odpisy aktualizujące należności”, a dla odsetek w ciężar kosztów finansowych. Po zapłacie albo ustaniu ryzyka odpis rozwiązujesz zapisem odwrotnym na pozostałe przychody operacyjne. Poniżej pokazujemy, kiedy odpis jest obowiązkowy, jak ustalić jego wysokość, jakie zapisy zrobić w czterech typowych sytuacjach i kiedy odpis staje się kosztem podatkowym.
Po co jest odpis aktualizujący
Bilans ma pokazywać należności w kwocie, którą firma realnie odzyska. Jeśli kontrahent jest w upadłości albo od miesięcy nie płaci, należność w pełnej wartości zawyża majątek i wynik. Art. 35b ustawy o rachunkowości każe wtedy aktualizować jej wartość, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa zapłaty. Odpis nie umarza długu. Dłużnik nadal jest winien całą kwotę, a firma nadal może jej dochodzić. Ogólny opis pojęcia znajdziesz na stronie odpis aktualizujący należności.
Kiedy utworzyć odpis
Ustawa o rachunkowości wymienia przypadki, w których odpis tworzy się w określonej wysokości.
| Sytuacja | Wysokość odpisu |
|---|---|
| Dłużnik w likwidacji albo w upadłości | do wysokości należności niezabezpieczonej gwarancją lub innym zabezpieczeniem |
| Wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika oddalony, bo majątek nie wystarcza na koszty | do pełnej wysokości należności |
| Należność kwestionowana przez dłużnika albo zaległa, gdy zapłata w umownej kwocie nie jest prawdopodobna | do wysokości niepokrytej zabezpieczeniem, według oceny sytuacji dłużnika |
| Odsetki naliczone, ale niezapłacone | w kwocie tych odsetek |
| Należności przeterminowane albo nieprzeterminowane o znacznym prawdopodobieństwie nieściągalności | w wysokości wiarygodnie oszacowanej |
Wiele firm zapisuje w polityce rachunkowości prostą regułę, na przykład procent odpisu zależny od liczby dni po terminie. Taka reguła jest dopuszczalna, jeśli odzwierciedla realne ryzyko i jest stosowana konsekwentnie. Odpis tworzy się najpóźniej na dzień bilansowy, a wiele firm robi to co kwartał.
Konta, na których księgujesz
- Konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, konto korygujące. Saldo Ma pomniejsza należności w bilansie.
- Konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, dla odpisu na należności z dostaw i usług.
- Konto 751 „Koszty finansowe”, dla odpisu na odsetki.
- Konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, przy rozwiązaniu odpisu.
- Konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”, na którym stoi sama należność.
Numery pochodzą ze wzorcowego planu kont. Twój plan może je numerować inaczej, ale logika zapisów jest taka sama.
Księgowanie krok po kroku na przykładzie
Przykład jest fikcyjny. Firma ma należność od odbiorcy na 36 900 zł brutto (30 000 zł netto i 6 900 zł VAT). W grudniu 2026 r. sąd ogłasza upadłość odbiorcy. Należność nie jest zabezpieczona.
Utworzenie odpisu w pełnej wysokości
Wn 761 Pozostałe koszty operacyjne 36 900,00 zł, Ma 290 Odpisy aktualizujące należności 36 900,00 zł. Na koncie 200 należność zostaje bez zmian, a w bilansie wykazujesz ją w wartości netto, czyli 36 900 zł minus 36 900 zł, równe 0 zł.
Częściowa spłata z masy upadłości
W 2027 r. syndyk wypłaca 7 380 zł. Wn 130 Rachunek bankowy, Ma 200 Rozrachunki z odbiorcami 7 380,00 zł. Równocześnie rozwiązujesz odpowiednią część odpisu: Wn 290, Ma 760 Pozostałe przychody operacyjne 7 380,00 zł.
Zakończenie postępowania bez dalszej spłaty
Pozostałe 29 520 zł jest nieściągalne, co dokumentuje postanowienie o zakończeniu postępowania. Odpisujesz należność: Wn 290, Ma 200 29 520,00 zł. Saldo obu kont spada do zera, a wynik nie zmienia się drugi raz, bo koszt powstał już przy odpisie. Co dalej z taką należnością, opisujemy na stronie spisanie należności.
Należność zaległa od dłużnika, który nadal działa
Inna należność na 24 600 zł brutto jest 8 miesięcy po terminie. Dłużnik prowadzi działalność, ale spłaca innych wierzycieli z dużym opóźnieniem. Zgodnie z polityką rachunkowości firma tworzy odpis 50 procent: Wn 761, Ma 290 12 300,00 zł. Jeśli po trzech miesiącach dłużnik zapłaci całość, zapisujesz wpłatę Wn 130, Ma 200 24 600,00 zł i rozwiązujesz odpis Wn 290, Ma 760 12 300,00 zł.
Odsetki naliczone temu dłużnikowi w nocie, na przykład 1 214,63 zł, księgujesz tak, żeby nie podnosiły wyniku przed zapłatą. Najczęściej jest to zapis Wn 200, Ma 750 Przychody finansowe z jednoczesnym odpisem Wn 751, Ma 290 w tej samej kwocie, albo ujęcie w rozliczeniach międzyokresowych przychodów. Wybraną metodę opisz w polityce rachunkowości. Kwotę odsetek dla każdego okresu stopy policzy kalkulator niezapłaconej faktury.
Kiedy odpis jest kosztem podatkowym
Odpis zawsze obniża wynik bilansowy. Kosztem uzyskania przychodów jest tylko wtedy, gdy spełnia warunki ustawy o CIT albo o PIT. W CIT odpisy aktualizujące są wyłączone z kosztów, z wyjątkiem odpisów na wierzytelności wcześniej zaliczone do przychodów, których nieściągalność została uprawdopodobniona w sposób opisany w art. 16 ust. 2a. Uprawdopodobnieniem jest w szczególności postawienie dłużnika w stan likwidacji albo upadłości, wierzytelność zakwestionowana przez dłużnika i dochodzona przed sądem albo wierzytelność objęta postępowaniem sądowym, egzekucyjnym lub upadłościowym.
W przykładzie z upadłością kosztem podatkowym może być 30 000 zł netto, bo tylko ta kwota była przychodem. Część odpowiadającą VAT odzyskujesz osobno, ulgą na złe długi w VAT, o ile spełniasz jej warunki. Opis tej drogi znajdziesz na stronie ulga na złe długi w VAT.
Jeśli odpis był kosztem podatkowym, jego późniejsze rozwiązanie jest przychodem podatkowym. Odpis, który kosztem nie był, rozwiązujesz bez skutku w podatku. Dlatego w ewidencji warto oznaczać, które odpisy były kosztem podatkowym, a które tylko bilansowym.
Odpis albo ulga na złe długi w podatku dochodowym
Tej samej wierzytelności nie zaliczysz do kosztów podatkowych dwa razy. Jeśli odpis aktualizujący już obniżył podatek, nie zastosujesz ulgi na złe długi w CIT albo PIT. Często ulga jest szybsza, bo wystarczy 90 dni po terminie, bez sprawy w sądzie. Odpis daje za to koszt podatkowy także po upływie limitu ulgi. Wybór warto zrobić świadomie przy każdej dużej należności. Limity czasowe ulgi opisujemy w poradniku ulga za złe długi ile lat wstecz.
Lista kontrolna przed zamknięciem roku
- Wydrukuj zestawienie należności według wieku: do 90 dni, 91 do 180, 181 do 365 i ponad rok.
- Sprawdź status dłużników w rejestrach, zwłaszcza upadłości i restrukturyzacje.
- Zastosuj regułę odpisu z polityki rachunkowości i opisz odstępstwa.
- Oznacz odpisy będące kosztem podatkowym i porównaj je z ulgą na złe długi.
- Rozwiąż odpisy na należności zapłacone w ciągu roku.
Listę faktur do korekty VAT i podatku dochodowego przygotuje kalkulator ulgi na złe długi. Zestawienie jest pomocą obliczeniową, a ostateczne zapisy ustala księgowa według polityki rachunkowości firmy.
Odpis na należności w walucie obcej
Należność w euro wyceniasz na dzień bilansowy po kursie średnim z ostatniego dnia roku, a dopiero potem liczysz odpis od wartości w złotych. Odpis na należność walutową także wyrażasz w złotych. Różnice kursowe księgujesz osobno, w przychodach albo kosztach finansowych, i nie mieszasz ich z odpisem.
Prezentacja w sprawozdaniu finansowym
W bilansie należności pokazujesz w kwocie po odpisach. W informacji dodatkowej wykazujesz zmianę stanu odpisów w ciągu roku: stan na początek roku, zwiększenia, wykorzystanie, rozwiązanie i stan na koniec roku. Z tej tabeli biegły rewident albo bank odczyta, ile należności firma uznała za zagrożone i ile odzyskała.
Częste pytania o odpis aktualizujący należności
Czy odpis trzeba tworzyć co miesiąc?
Ustawa wymaga aktualizacji najpóźniej na dzień bilansowy. Częstotliwość w ciągu roku ustalasz w polityce rachunkowości, a firmy z wieloma należnościami robią to zwykle co miesiąc albo co kwartał.
Czy odpis tworzy się od kwoty brutto czy netto?
W księgach odpis tworzy się od wartości należności, czyli zwykle od kwoty brutto, bo tyle jest winien dłużnik. Kosztem podatkowym może być tylko część zaliczona wcześniej do przychodów, czyli netto.
Co, jeśli dłużnik zapłaci po spisaniu należności?
Wpłatę ujmujesz jako pozostały przychód operacyjny. Jeśli spisana kwota była kosztem podatkowym, wpłata jest przychodem podatkowym.
Czy mała firma na uproszczeniach też tworzy odpisy?
Obowiązek z art. 35b dotyczy jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Firma na podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie tworzy odpisów, a niezapłacone faktury rozlicza ulgą na złe długi.
Poradnik opisuje przepisy według stanu na dzień aktualizacji. Przykłady liczbowe są fikcyjne. Tekst nie jest poradą podatkową ani prawną.
