Ulga na złe długi VAT, czyli jak odzyskać podatek z niezapłaconej faktury

Niezapłacona faktura a VAT, dlaczego płacisz podatek od pieniędzy, których nie masz

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje zwykle z chwilą dostawy towaru albo wykonania usługi, a nie z chwilą zapłaty. Wystawiasz fakturę, wykazujesz VAT należny w JPK_V7 i wpłacasz go do urzędu skarbowego, choć klient jeszcze nie zapłacił. Gdy klient nie płaci wcale, finansujesz z własnej kieszeni podatek, który powinien przejść przez jego przelew.

Ulga na złe długi, uregulowana w art. 89a ustawy o VAT, odwraca ten skutek. Po spełnieniu warunków zmniejszasz podstawę opodatkowania i podatek należny o kwoty z niezapłaconej faktury. Urząd nie zwraca pieniędzy przelewem z osobnego wniosku. Odzyskujesz je w rozliczeniu, bo w danym okresie płacisz mniej albo wykazujesz wyższą nadwyżkę podatku naliczonego.

Ile VAT możesz odzyskać z kilku faktur naraz, policzysz w kalkulatorze ulgi na złe długi. Dla jednej faktury wystarczy kalkulator niezapłaconej faktury, który pokaże też odsetki i rekompensatę.

Warunki ulgi na złe długi w VAT z art. 89a

Wszystkie warunki muszą być spełnione łącznie. W praktyce sprawdzasz je w dniu, w którym składasz plik JPK_V7 z korektą.

• 90 dni bez zapłaty. Nieściągalność uznaje się za uprawdopodobnioną, gdy wierzytelność nie została zapłacona ani zbyta w żadnej formie w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności z umowy albo z faktury (art. 89a ust. 1a).
• Sprzedaż opodatkowana w kraju. Ulga dotyczy dostaw towarów i usług opodatkowanych na terytorium Polski, z których VAT wykazano w rozliczeniu.
• Limit 3 lat. Od daty wystawienia faktury nie mogły upłynąć 3 lata, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono. Faktura z 2026 roku daje czas na korektę do końca 2029 roku.
• Wierzytelność nie została sprzedana. Jeśli przed korektą przelałeś dług na firmę windykacyjną albo faktora, ulga nie przysługuje.
• Nabywca jest podatnikiem. Typowa sytuacja to sprzedaż dla innej firmy. Przy nabywcy, który nie jest czynnym podatnikiem VAT, przepisy od października 2021 roku dopuszczają ulgę tylko przy dodatkowych warunkach z art. 89a ust. 2a, na przykład gdy wierzytelność potwierdzono prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowano do egzekucji.

Od 2021 roku nie ma już osobnego zawiadomienia VAT-ZD. Jego rolę przejęły oznaczenia w pliku JPK_V7, opisane na stronie ulga na złe długi w deklaracji VAT 7, przykład.

Od kiedy liczyć 90 dni i w którym okresie zrobić korektę

Termin 90 dni liczysz od dnia następnego po terminie płatności. Korektę wykazujesz w rozliczeniu za okres, w którym ten 90. dzień minął. Przepisy pozwalają też zrobić ją później, w kolejnych okresach, dopóki nie minie limit 3 lat.

W tym przykładzie wierzyciel zmniejsza podstawę opodatkowania o 20 000 zł i podatek należny o 4 600 zł. Gdy płaci VAT kwartalnie, korekta trafia do ewidencji za sierpień i do deklaracji za III kwartał 2026.

Korekta u wierzyciela

Wierzyciel wykazuje korektę w ewidencji sprzedaży z kwotami ujemnymi, przy tej samej stawce, co na fakturze pierwotnej. W pliku zaznacza, że chodzi o korektę z art. 89a, i podaje termin płatności faktury. W części deklaracyjnej sumy korekt trafiają do pól P_68 i P_69. Faktury korygującej nie wystawiasz, bo cena ani zakres sprzedaży się nie zmieniły. Kontrahent dalej jest ci winien całą kwotę brutto.

Ulga nie umarza długu. Możesz nadal wzywać do zapłaty, doliczać odsetki i sprzedać wierzytelność. Odsetki od faktury policzysz i udokumentujesz w nocie odsetkowej.

Korekta u dłużnika z art. 89b

Dłużnik, który odliczył VAT z niezapłaconej faktury, ma obowiązek zmniejszyć podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym minął 90. dzień od terminu płatności. Nie zależy to od tego, czy wierzyciel skorzystał z ulgi. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy dłużnik zapłaci albo dług zostanie zbyty najpóźniej w dniu, w którym mija termin złożenia deklaracji za ten okres (art. 89b ust. 1a). Dla podatnika miesięcznego to zwykle 25. dzień następnego miesiąca. Jeśli dłużnik nie zrobi korekty, naczelnik urzędu skarbowego może określić podatek sam, a zaległość oznacza odsetki podatkowe.

Dla dłużnika korekta to realny koszt, bo oddaje wcześniej odliczony VAT. Dlatego czasem już samo przypomnienie o tym obowiązku w wezwaniu do zapłaty faktury z odsetkami przyspiesza przelew.

Zapłata po korekcie

Gdy dłużnik zapłaci po tym, jak skorzystałeś z ulgi, musisz zwiększyć podstawę opodatkowania i podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym dostałeś pieniądze (art. 89a ust. 4). Zapłata części długu oznacza zwiększenie w proporcji do zapłaconej kwoty. Dłużnik po zapłacie może z kolei zwiększyć podatek naliczony za okres zapłaty (art. 89b ust. 4).

Przykład: z faktury na 24 600 zł brutto dłużnik wpłacił w listopadzie 12 300 zł. Wierzyciel za listopad zwiększa podstawę o 10 000 zł i VAT o 2 300 zł. Druga połowa zostaje skorygowana.

Sprzedaż wierzytelności a ulga na złe długi

Przepis mówi o wierzytelności nieuregulowanej ani niezbytej. Sprzedaż przed upływem 90 dni zamyka drogę do ulgi. Sprzedaż już po korekcie przepisy traktują podobnie jak zapłatę, więc wierzyciel zwiększa podstawę i podatek za okres zbycia. Zanim sprzedasz dług po korekcie, porównaj cenę ze sprzedaży z kwotą VAT, którą trzeba będzie oddać. Sprawy sporne na tle tego przepisu trafiały do sądów administracyjnych, dlatego przy dużych kwotach warto potwierdzić rozliczenie z doradcą podatkowym.

Sprzedaż konsumentowi

Ulga na złe długi w VAT wobec osoby prywatnej jest możliwa tylko w szczególnych sytuacjach opisanych w art. 89a ust. 2a, takich jak prawomocne orzeczenie skierowane do egzekucji. Sama zwłoka konsumenta przez 90 dni nie wystarczy. W podatku dochodowym ulga dotyczy tylko transakcji między przedsiębiorcami, więc przy konsumencie odpada całkiem. Szczegóły dla firm opisują strony ulga na złe długi CIT i ulga na złe długi PIT.

Wyliczenia w serwisie to pomoc obliczeniowa. Nie zastępują porady podatkowej, a decyzję o korekcie podejmujesz razem ze swoim biurem rachunkowym.