Kiedy wolno wystawić fakturę z odroczonym terminem
Zawsze, gdy strony tak się umówią. Przepisy nie wymagają zgody urzędu ani specjalnego rodzaju faktury. Wystarczy, że w umowie, zamówieniu albo na samej fakturze wpiszesz datę zapłaty, na przykład „14 dni od daty wystawienia” albo konkretny dzień. Odroczony termin jest w handlu czymś normalnym. Odbiorca dostaje czas na sprzedaż towaru albo sprawdzenie usługi, a Ty zdobywasz klienta, który nie musi płacić z góry.
Granicę wyznacza ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ustawa nie zakazuje odroczenia, ale ogranicza jego długość i daje wierzycielowi odsetki, gdy termin minie.
Ile dni można dać kontrahentowi
Limity zależą od tego, kto jest dłużnikiem. Tabela pokazuje stan na październik 2026 r.
| Dłużnik | Najdłuższy termin | Uwagi |
|---|---|---|
| Firma wobec firmy | 60 dni | dłużej tylko przy wyraźnej umowie, gdy termin nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela |
| Duża firma wobec mikro, małej albo średniej | 60 dni | bez wyjątków, dłuższy zapis w umowie zastępuje się terminem 60 dni |
| Podmiot publiczny | 30 dni | podmiot leczniczy 60 dni |
Termin liczy się od doręczenia faktury albo rachunku. Jeżeli umowa przewiduje odbiór lub sprawdzenie towaru albo usługi, ta procedura co do zasady nie może trwać dłużej niż 30 dni. Konkretną datę dla swojej faktury sprawdzisz w kalkulatorze terminu płatności faktury. Narzędzie pokaże też, czy zapis z umowy mieści się w ustawie.
VAT a termin płatności faktury
To najczęstsze zaskoczenie przy odroczonej płatności. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje co do zasady z chwilą dostawy towaru albo wykonania usługi, a nie z chwilą zapłaty. Jeżeli sprzedałeś towar we wrześniu z terminem 60 dni, VAT z tej faktury wykazujesz w rozliczeniu za wrzesień i wpłacasz go do urzędu w październiku. Kontrahent zapłaci Ci dopiero w listopadzie.
Przez ten czas finansujesz podatek z własnych pieniędzy. Przy dużej sprzedaży i długich terminach to realne obciążenie. Wyjątkiem jest metoda kasowa, którą może wybrać mały podatnik. Wtedy VAT powstaje z chwilą otrzymania zapłaty, ale metoda ma swoje limity i wpływa także na odliczanie VAT z zakupów, więc decyzję warto omówić z księgowym.
Jeżeli odbiorca nie zapłaci w ciągu 90 dni od terminu, możesz odzyskać ten VAT korektą. Mechanizm opisujemy w przewodniku o uldze na złe długi w VAT.
Mechanizm podzielonej płatności nie zmienia terminu
Faktura objęta obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności (kwota brutto powyżej 15 000 zł i towary albo usługi z załącznika do ustawy o VAT) musi mieć adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Ta adnotacja określa wyłącznie sposób zapłaty: kwota VAT trafia na rachunek VAT sprzedawcy. Nie skraca ani nie wydłuża terminu. Faktura z adnotacją może mieć termin 14, 30 albo 60 dni tak samo jak każda inna.
Kredyt kupiecki, czyli co naprawdę dajesz odbiorcy
Odroczony termin to kredyt kupiecki. Nazwa nie oznacza umowy z bankiem. Chodzi o to, że sprzedawca wydaje towar albo wykonuje usługę, a pieniądze dostaje później. W praktyce pożyczasz odbiorcy kwotę faktury na czas od sprzedaży do zapłaty, zwykle bez odsetek.
Kredyt kupiecki ma swoją cenę, nawet jeśli nikt jej nie wpisuje na fakturze. Płacisz ją utraconą płynnością, VAT zapłaconym z góry i ryzykiem, że pieniądze nie przyjdą wcale. Dlatego dobrze prowadzone firmy ustalają limit kredytu kupieckiego dla każdego klienta: maksymalną kwotę otwartych faktur i najdłuższy termin.
Ryzyka odroczonej płatności i jak je ograniczyć
- Płynność. Im dłuższy termin, tym więcej gotówki zamrożonej w należnościach. Policz, ile pieniędzy masz łącznie w niezapłaconych fakturach na koniec miesiąca.
- Podatek z góry. VAT, a przy podatku dochodowym także przychód, wykazujesz przed zapłatą.
- Zatory. Gdy Twój odbiorca czeka na pieniądze od swojego klienta, opóźnienie przechodzi dalej w łańcuchu. Więcej o tym w przewodniku o zatorach płatniczych.
- Brak zapłaty. Najgorszy scenariusz, przed którym chroni sprawdzenie kontrahenta, zaliczka przy pierwszym zamówieniu i krótszy termin na start współpracy.
Proste zabezpieczenia to przedpłata przy pierwszej transakcji, limit kwoty otwartych faktur, potwierdzenie odbioru faktury i przypomnienie kilka dni przed terminem. Przy większych kwotach strony ustalają także gwarancję, poręczenie albo weksel.
Kiedy biegną odsetki od faktury z odroczonym terminem
Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych należą się od dnia następnego po terminie płatności do dnia zapłaty włącznie, bez wezwania. Gdy strony nie ustaliły terminu, wierzyciel może żądać odsetek po upływie 30 dni od doręczenia faktury, jeśli sam wykonał świadczenie. Stopa to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych: od 1 lipca 2026 r. 13,75% rocznie, w pierwszym półroczu 2026 r. 14%.
Od pierwszego dnia opóźnienia przysługuje też rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 euro do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł. Jeśli termin dłuższy niż 60 dni jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela albo przekracza limit wobec małej lub średniej firmy, wierzyciel może żądać odsetek już po upływie 60 dni od doręczenia faktury.
Kwotę odsetek i rekompensaty dla konkretnej faktury policzysz w kalkulatorze niezapłaconej faktury, a gotowe pismo przygotujesz w generatorze noty odsetkowej.
Co wpisać na fakturze z odroczonym terminem
- Termin płatności jako konkretną datę albo liczbę dni z punktem startu (data wystawienia, data doręczenia).
- Formę płatności, czyli przelew, i numer rachunku.
- Adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, gdy faktura jej wymaga.
- Najlepiej także zdanie o odsetkach w transakcjach handlowych po terminie. Nie jest obowiązkowe, bo odsetki należą się z ustawy, ale porządkuje oczekiwania.
Faktura ustrukturyzowana ma osobne pole na termin płatności. Wypełniaj je zawsze, bo ta data jest potem punktem odniesienia dla odsetek, rekompensaty i ulgi na złe długi.