Czym jest spisanie należności
Spisanie to ostatni krok w historii niezapłaconej faktury. Firma uznaje, że pieniędzy nie odzyska, i zdejmuje należność z ksiąg. W odróżnieniu od odpisu aktualizującego należności, który tylko obniża wartość długu w bilansie, spisanie zamyka sprawę w księgach. Nie umarza jednak długu wobec dłużnika. Jeśli później pojawi się majątek, wierzytelność nadal można dochodzić, o ile się nie przedawniła.
Spisanie ma skutki w trzech miejscach: w księgach rachunkowych, w podatku dochodowym i czasem w VAT. Każde z nich rządzi się innymi zasadami.
Kiedy spisanie jest kosztem podatkowym
Art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT mówi, że wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie są kosztem podatkowym. Wyjątek obejmuje wierzytelności, które wcześniej zaliczono do przychodów należnych, a których nieściągalność została udokumentowana w sposób z art. 16 ust. 2. Muszą być spełnione oba warunki. Podobne zasady są w ustawie o PIT.
Kosztem może więc być przychód netto z faktury. VAT nie był przychodem, więc nie jest kosztem przy spisaniu. Ten VAT odzyskujesz przez ulgę na złe długi VAT, dopóki nie minie jej limit 3 lat.
Dokumenty potwierdzające nieściągalność
Art. 16 ust. 2 ustawy o CIT wymienia dokumenty, którymi udowodnisz nieściągalność.
| Dokument | Kiedy go masz |
|---|---|
| Postanowienie o nieściągalności wydane przez organ egzekucyjny, uznane przez wierzyciela za zgodne ze stanem faktycznym | po bezskutecznej egzekucji komorniczej |
| Postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek dłużnika nie wystarcza na koszty postępowania, albo o umorzeniu postępowania upadłościowego | gdy dłużnik nie ma majątku |
| Postanowienie sądu o zakończeniu postępowania upadłościowego | po upadłości, w części niezaspokojonej |
| Protokół sporządzony przez wierzyciela, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne byłyby równe kwocie wierzytelności albo od niej wyższe | przy niskiej kwocie |
Sama długa zwłoka, brak kontaktu z dłużnikiem ani wykreślenie spółki z rejestru nie wystarczą do kosztu podatkowego, jeśli nie masz jednego z tych dokumentów. Wtedy spisanie jest tylko operacją księgową.
Protokół przy niskiej kwocie
Protokół to wygodna droga przy małych fakturach, gdzie sąd i komornik kosztowałyby więcej niż sam dług. Protokół powinien zawierać dane faktury, kwotę, termin płatności, opis podjętych kroków (przypomnienia, wezwanie), szacunek kosztów sądowych, zastępstwa i egzekucji z ich podstawą oraz wniosek, że koszty byłyby równe kwocie albo od niej wyższe. Szacunek musi być realny, bo w razie kontroli urząd sprawdzi wyliczenie.
Przed spisaniem warto wysłać choćby jedno wezwanie do zapłaty faktury z odsetkami. Kosztuje niewiele, a czasem kończy sprawę, i jest dowodem, że próbowałeś odzyskać pieniądze.
Księgowanie spisania należności
Zapis zależy od tego, czy wcześniej utworzono odpis aktualizujący.
| Sytuacja (przykład fikcyjny, należność 12 300 zł) | Wn | Ma |
|---|---|---|
| Spisanie należności objętej wcześniej odpisem | 290 | 200 |
| Spisanie należności bez wcześniejszego odpisu | 761 | 200 |
| Spisanie należności przedawnionej bez odpisu | 761 | 200 |
Gdy odpis istniał, spisanie nie zmienia wyniku w roku spisania, bo koszt rozpoznano przy odpisie. Gdy odpisu nie było, koszt w księgach powstaje w dniu spisania. Firma na księdze przychodów i rozchodów nie ma kont 200 i 290, więc koszt podatkowy wpisuje w księdze na podstawie dokumentu o nieściągalności, w kolumnie pozostałych wydatków. Numery kont podano według typowego planu kont.
Kolejność działań przed spisaniem
- Przypomnienie dzień po terminie i nota odsetkowa, jeśli klient zapłacił część z opóźnieniem.
- Po 90 dniach korekta VAT i podatku dochodowego w ramach ulgi na złe długi.
- Odpis aktualizujący na dzień bilansowy, gdy firma prowadzi księgi rachunkowe.
- Pozew i egzekucja albo protokół, gdy koszty przewyższyłyby kwotę długu.
- Spisanie należności z dokumentem o nieściągalności i zapis w ewidencji podatkowej.
Taka kolejność pozwala odzyskać podatki wcześnie, a jednocześnie zbiera dokumenty, których urząd może zażądać przy kontroli. Dokumenty przechowuj tak długo, jak deklaracje za rok spisania, czyli co najmniej do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Należność przedawniona a koszty
Spisanie przedawnionej należności nie jest kosztem podatkowym (art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT). Przedawnienie to skutek bierności wierzyciela, dlatego ustawa nie pozwala przerzucić go na podatek. W księgach takie spisanie jest zwykłym pozostałym kosztem operacyjnym. Dlatego warto pilnować terminów: roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się zwykle po 3 latach, z końcem roku kalendarzowego.
Spisanie a ulga na złe długi
Ulga na złe długi działa szybciej, bo wystarczy 90 dni zwłoki, a nie postanowienie komornika. W CIT i PIT nie wolno jednak rozliczyć tej samej kwoty dwa razy. Jeśli obniżyłeś podstawę opodatkowania w uldze, a później spisujesz należność w koszty, sprawdź, czy nie dublujesz odliczenia. Zestawienie faktur objętych ulgą, z kwotami VAT i podatku dochodowego, przygotuje kalkulator ulgi na złe długi. Kwotę długu z odsetkami do protokołu policzy kalkulator niezapłaconej faktury.
Opis ma charakter ogólny i nie jest poradą podatkową. Wyliczenia w serwisie są pomocą obliczeniową.