Nota odsetkowa, co to jest i kiedy ją wystawić
Nota odsetkowa jest dokumentem księgowym, a nie fakturą. Wystawiasz ją wtedy, gdy kontrahent zapłacił należność główną, ale zrobił to po terminie i nie doliczył odsetek. Nota nie podlega VAT, bo odsetki nie są zapłatą za towar ani usługę, tylko rekompensatą za opóźnienie.
Ile wynoszą odsetki przy typowych kwotach i opóźnieniach, pokazuje tabela na stronie odsetki od faktury zapłaconej po terminie.
Gdy faktura dalej nie jest zapłacona, wygodniej wysłać wezwanie do zapłaty faktury z odsetkami. Wezwanie obejmuje wtedy całą kwotę, a odsetki liczone są do dnia pisma i biegną dalej.
Co musi zawierać nota odsetkowa za nieterminowe płatności
- dane wierzyciela i dłużnika, najlepiej z numerami NIP,
- numer noty i datę jej wystawienia,
- numery faktur, kwoty, terminy płatności i daty faktycznej zapłaty,
- liczbę dni opóźnienia i stopę odsetek dla każdego okresu,
- kwotę odsetek, ewentualnie rekompensatę, sumę do zapłaty i termin wpłaty,
- numer rachunku, na który kontrahent ma przelać pieniądze.
Przepisy nie narzucają wzoru, więc ważna jest przejrzystość wyliczenia. Generator rozpisuje odsetki na okresy, bo stopa w transakcjach handlowych zmienia się co pół roku, a kontrahent powinien móc sprawdzić każdą liczbę.
Jak liczymy odsetki w nocie
Między przedsiębiorcami należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. To stopa referencyjna NBP z 1 stycznia albo 1 lipca powiększona o 10 punktów procentowych, a dla dłużnika będącego podmiotem leczniczym o 8 punktów. Odsetki liczymy od dnia następnego po terminie płatności do dnia zapłaty włącznie, przyjmując rok 365 dni.
| Okres | Stopa referencyjna | Odsetki w transakcjach handlowych |
|---|---|---|
| 1.01.2025 do 30.06.2025 | 5,75% | 15,75% |
| 1.07.2025 do 31.12.2025 | 5,25% | 15,25% |
| 1.01.2026 do 30.06.2026 | 4,00% | 14,00% |
| 1.07.2026 do 31.12.2026 | 3,75% | 13,75% |
Przykład: faktura na 18 450 zł z terminem 10 czerwca 2026, zapłacona 8 października 2026. Za 20 dni czerwca odsetki wynoszą 141,53 zł (14%), za 100 dni od lipca 695,03 zł (13,75%). Razem 836,56 zł. Do tego rekompensata 70 euro, bo kwota przekracza 5 000 zł. Pełne rachunki znajdziesz na stronie przykładów.
Rekompensata w nocie odsetkowej
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje z mocy ustawy, bez wezwania i bez wykazywania kosztów: 40 euro przy kwocie do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł. Przeliczasz ją po średnim kursie euro z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym faktura stała się wymagalna. Generator bierze ten kurs z tabeli sam.
Rekompensata należy się od każdej faktury osobno. Jeśli nie chcesz jej doliczać, odznacz pole „Dolicz rekompensatę”.
Jak wysłać notę i co dalej
- Pobierz PDF, podpisz i wyślij e-mailem albo listem poleconym. Nota nie przechodzi przez KSeF, o czym piszemy w poradniku nota odsetkowa a KSeF.
- Zaksięguj notę jako przychód finansowy w dniu otrzymania zapłaty (dla podatku dochodowego odsetki są przychodem, gdy zostaną zapłacone).
- Jeśli kontrahent nie zapłaci noty, możesz dochodzić odsetek tak samo jak każdej innej należności, zaczynając od wezwania.
Gdy kontrahent spóźnia się regularnie, sprawdź też, czy termin w umowie nie jest za długi. Pomoże w tym kalkulator terminu płatności faktury.