Dzień 1 do 7, czyli przypomnienie bez napięcia
Większość opóźnień ma proste przyczyny. Faktura trafiła do spamu, czeka na akceptację u kogoś na urlopie albo księgowość kontrahenta płaci raz w tygodniu. Dlatego pierwszy krok to uprzejme przypomnienie: numer faktury, kwota, termin i numer rachunku. Zapytaj, czy faktura dotarła i czy coś jest nie tak z dostawą.
Jeśli klient zgłasza reklamację, wyjaśnij ją od razu. Spór o jakość to inna sytuacja niż zwykłe opóźnienie i dalsze kroki trzeba wtedy dopasować do tego, co strony ustaliły.
Dzień 8 do 30, wezwanie z odsetkami i rekompensatą
Gdy przypomnienie nie działa, wyślij pisemne wezwanie. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych należą się od dnia następnego po terminie, bez żadnego wezwania. W piśmie podajesz je jednak wprost, razem z rekompensatą za koszty odzyskiwania należności. Kontrahent widzi wtedy, że każdy kolejny dzień kosztuje go pieniądze.
- Odsetki to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych, od 1 lipca 2026 r. 13,75% rocznie.
- Rekompensata wynosi 40 euro do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł.
- Wyznacz konkretną datę zapłaty, zwykle 7 albo 14 dni od doręczenia.
Gotowe pismo przygotujesz w generatorze wezwania do zapłaty faktury z odsetkami. Gdy klient w końcu zapłacił samą fakturę, ale bez odsetek, wystaw mu notę odsetkową. Wyślij pismo listem poleconym albo e-mailem, który klient potwierdzi. Dowód doręczenia przyda się w sądzie.
Dzień 30 do 90, ostateczne wezwanie i rozmowa o ugodzie
Na tym etapie wysyłasz ostateczne wezwanie z zapowiedzią skierowania sprawy do sądu. Przepisy wymagają, żeby w pozwie napisać, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie, więc ten krok ma także znaczenie formalne.
Rozważ propozycję, która ułatwi kontrahentowi zapłatę: rozłożenie na raty, krótkie odroczenie w zamian za pisemne uznanie długu albo zapłatę części od razu. Pisemne uznanie długu przerywa bieg przedawnienia i jest mocnym dowodem w sądzie. Wstrzymaj też kolejne dostawy na kredyt kupiecki, dopóki zaległość nie zniknie.
Przed dalszymi krokami sprawdź w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, czy wobec kontrahenta nie toczy się upadłość albo restrukturyzacja. W takim przypadku obowiązują inne zasady i terminy zgłoszenia wierzytelności.
Od dnia 91, ulga na złe długi
VAT z niezapłaconej faktury wpłaciłeś do urzędu, choć pieniędzy od klienta nie masz. Po 90 dniach od terminu płatności możesz to odwrócić. W rozliczeniu VAT za okres, w którym minęło 90 dni, zmniejszasz podstawę opodatkowania i podatek należny. Podobnie w PIT albo CIT zmniejszasz podstawę o kwotę netto faktury.
Termin na korektę VAT to 3 lata od końca roku wystawienia faktury, a w podatku dochodowym 2 lata. Gdy klient zapłaci później, zwiększasz podatek z powrotem. Dla wielu faktur naraz skorzystaj z kalkulatora ulgi na złe długi, który rozpisze każdą fakturę na okres korekty i przygotuje zestawienie dla księgowości.
Nakaz zapłaty w e-sądzie albo postępowanie upominawcze
Gdy rozmowy nic nie dały, kolejnym krokiem jest pozew. Przy niespornej fakturze zwykle wystarcza nakaz zapłaty, czyli orzeczenie wydawane bez rozprawy.
| Droga | Kiedy pasuje |
|---|---|
| Elektroniczne postępowanie upominawcze | Pozew składany przez internet, niższa opłata (czwarta część zwykłej). Dla roszczeń wymagalnych w ciągu 3 lat przed złożeniem pozwu. |
| Postępowanie upominawcze w sądzie właściwym | Pozew tradycyjny albo przez portal sądowy. Sąd wydaje nakaz, gdy roszczenie jest udowodnione dokumentami. |
| Postępowanie nakazowe | Gdy masz szczególne dokumenty, na przykład pisemne uznanie długu albo zaakceptowany rachunek. Nakaz jest od razu tytułem zabezpieczenia. |
Dłużnik może wnieść sprzeciw albo zarzuty. Wtedy sprawa trafia do zwykłego postępowania. Jeśli nakaz się uprawomocni, sąd nadaje mu klauzulę wykonalności i możesz skierować sprawę do komornika. Przed złożeniem pozwu warto porozmawiać z prawnikiem, zwłaszcza przy większych kwotach.
Przedawnienie, czyli termin, którego nie wolno przegapić
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach. Roszczenia z umowy sprzedaży i z umowy o dzieło po 2 latach, a z umowy przewozu już po roku. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż 2 lata.
Przykład: faktura za sprzedaż towaru z terminem 10 czerwca 2026 r. przedawnia się 31 grudnia 2028 r. Bieg przedawnienia przerywa między innymi uznanie długu przez dłużnika oraz złożenie pozwu. Odsetki przedawniają się jak świadczenia okresowe, po 3 latach.
Czego nie robić, gdy klient nie płaci
- Nie publikuj danych klienta w mediach społecznościowych ani nie wysyłaj pism do jego kontrahentów. To może naruszyć dobra osobiste i przepisy o ochronie danych.
- Nie groź konsekwencjami, których nie możesz podjąć zgodnie z prawem.
- Nie czekaj z ulgą na złe długi do końca roku. Odzyskanie VAT przesunie się wtedy o kilka miesięcy.
Jak takie rachunki wyglądają na liczbach, pokazujemy na stronie z przykładami rachunków niezapłaconej faktury.