Czy nota obciążeniowa może dotyczyć odsetek?
Tak, to jej najczęstsze zastosowanie w relacjach między firmami. Gdy kontrahent zapłacił fakturę po terminie, wierzycielowi należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) za każdy dzień od dnia po terminie do dnia wpływu. Nie trzeba zapisu w umowie ani wcześniejszego wezwania. Notą obciążeniową informujesz kontrahenta o wysokości tych odsetek i wyznaczasz termin zapłaty.
Między firmami nie stosujesz zwykłych odsetek ustawowych za opóźnienie z kodeksu cywilnego, tylko wyższe odsetki handlowe. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 wynoszą 13,75% rocznie, czyli stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Wyjątkiem jest podmiot leczniczy jako dłużnik, gdzie dolicza się 8 punktów.
Nota obciążeniowa na odsetki krok po kroku
- Sprawdź na wyciągu dzień, w którym pieniądze wpłynęły na Twój rachunek. Data zlecenia przelewu przez kontrahenta nie ma znaczenia.
- Wpisz do generatora każdą fakturę: numer, kwotę brutto, termin płatności i datę wpływu. Przy wpłacie w częściach wpisz osobno część, która przyszła po terminie.
- Zostaw zaznaczoną rekompensatę albo ją odznacz. To Twoja decyzja handlowa, nie obowiązek.
- Uzupełnij dane stron, numer noty i rachunek, pobierz PDF, podpisz i wyślij z terminem zapłaty 7 albo 14 dni.
Dlaczego nie faktura z VAT
Odsetki za opóźnienie nie są ceną za towar ani usługę. Są skutkiem tego, że kontrahent spóźnił się z zapłatą, więc nie mieszczą się w czynnościach opodatkowanych z art. 5 ustawy o VAT. Faktura „za odsetki” oznaczałaby wykazanie podatku, którego nie ma, a kontrahent nie powinien go odliczyć. Ta sama zasada dotyczy rekompensaty za koszty odzyskiwania należności i kar umownych.
Od 2026 roku dochodzi jeszcze jeden powód. Faktury wystawia się w KSeF, a nota księgowa do systemu nie trafia. Więcej o tym, co wpisać w nocie do e-faktury, jest w poradniku nota odsetkowa a KSeF.
Nota obciążeniowa za odsetki a nota korygująca
To dwa różne dokumenty. Nota korygująca poprawia pomyłkę w fakturze, która nie dotyczy kwot ani stawki VAT, na przykład błędny adres nabywcy, i od 2026 roku też ma ograniczone zastosowanie przy fakturach w KSeF. Nota obciążeniowa nie poprawia faktury, tylko obciąża kontrahenta nową kwotą spoza VAT. Nie wysyłasz jej przez program do faktur jako korekty.
Co, jeśli kontrahent nie zapłaci noty
Nota nie jest tytułem egzekucyjnym. Gdy termin z noty minie, wysyłasz przypomnienie, a potem wezwanie do zapłaty. Od samych odsetek nie naliczasz kolejnych odsetek, dopóki nie wniesiesz pozwu (art. 482 kodeksu cywilnego). Roszczenie o odsetki przedawnia się po 3 latach, z końcem roku kalendarzowego. Szczegóły terminów są w poradniku termin płatności noty odsetkowej.