Przykłady rachunków niezapłaconej faktury
Na trzech fikcyjnych przykładach pokazujemy, jak policzyć odsetki, rekompensatę i ulgę na złe długi dla niezapłaconej faktury. Każdy rachunek ma dane wejściowe i wynik, a liczby możesz sprawdzić w naszych kalkulatorach. Firmy w przykładach są wymyślone.
Jak liczymy w przykładach
Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych liczymy od dnia następnego po terminie płatności do dnia zapłaty włącznie, przyjmując rok 365 dni. Każdy okres stopy liczymy osobno: w pierwszym półroczu 2026 r. stopa wynosiła 14%, od 1 lipca 2026 r. wynosi 13,75%. Wynik każdego okresu zaokrąglamy do grosza.
Rekompensatę przeliczamy po średnim kursie euro z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem, w którym faktura stała się wymagalna. W przykładach bierzemy ten sam kurs z tabeli, którego używa kalkulator i generator noty, więc wynik zgadza się co do grosza. Przykłady są rachunkowe i nie zastępują porady podatkowej.
Przykład 1, fikcyjna hurtownia
Hurtownia i faktura zapłacona 120 dni po terminie
Hurtownia materiałów budowlanych sprzedała towar firmie wykonawczej. Faktura na 18 450 zł brutto miała termin 10 czerwca 2026 r. Odbiorca zapłacił 8 października 2026 r., bez odsetek.
- Kwota brutto
- 18 450,00 zł
- Termin
- 10.06.2026
- Zapłata
- 08.10.2026
- Dni opóźnienia
- 120
- 20 dni po 14%
- 141,53 zł
- 100 dni po 13,75%
- 695,03 zł
- Odsetki razem
- 836,56 zł
- Rekompensata 70 €
- 296,25 zł
- Nota na
- 1 132,81 zł
Ulga na złe długi nie powstała, bo zapłata przyszła przed 91. dniem od terminu.
Skąd te liczby
Pierwszy okres trwa od 11 do 30 czerwca, czyli 20 dni po 14%: 18 450 zł razy 14% razy 20 dni podzielone przez 365 daje 141,53 zł. Drugi okres trwa od 1 lipca do 8 października, czyli 100 dni po 13,75%: wynik 695,03 zł. Odsetki razem to 836,56 zł.
Kwota faktury przekracza 5 000 zł i jest niższa niż 50 000 zł, więc rekompensata wynosi 70 euro. Faktura stała się wymagalna w czerwcu, więc właściwy jest średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego maja (4,2322 zł z 29.05.2026). Rekompensata to 296,25 zł, a hurtownia wystawia odbiorcy notę na 1 132,81 zł. Gdyby odbiorca nie zapłacił do 8 września 2026 r., czyli przez 90 dni od terminu, hurtownia mogłaby skorygować 3 450 zł VAT z tej faktury. Tę samą notę przygotujesz w generatorze noty odsetkowej.
Przykład 2, fikcyjne biuro rachunkowe
Biuro rachunkowe i 14 faktur klienta po 90 dniach
Biuro prowadzi księgi spółki z o.o., która jest czynnym podatnikiem VAT i płaci CIT według stawki 19%. Klient spółki nie zapłacił 14 faktur na łącznie 246 000 zł brutto. Od terminu każdej z nich minęło ponad 90 dni.
- Liczba faktur
- 14
- Razem brutto
- 246 000,00 zł
- Stawka VAT
- 23%
- Stawka CIT
- 19%
- Netto
- 200 000,00 zł
- VAT do korekty
- 46 000,00 zł
- Mniej CIT
- 38 000,00 zł
- Gotówka razem
- 84 000,00 zł
VAT to 23/123 kwoty brutto. CIT to 19% kwoty netto, o którą spółka zmniejsza podstawę opodatkowania.
Pięć z 14 faktur i okres korekty w JPK_V7
Ulga przysługuje od 91. dnia po terminie. Korektę wykazuje się w pliku za miesiąc, w którym ten dzień przypada.
| Faktura | Brutto | VAT | Termin | Ulga od | Okres JPK |
|---|---|---|---|---|---|
| FV 1 | 12 300,00 zł | 2 300,00 zł | 15.04.2026 | 15.07.2026 | lipiec 2026 |
| FV 2 | 24 600,00 zł | 4 600,00 zł | 30.04.2026 | 30.07.2026 | lipiec 2026 |
| FV 3 | 7 380,00 zł | 1 380,00 zł | 15.05.2026 | 14.08.2026 | sierpień 2026 |
| FV 4 | 36 900,00 zł | 6 900,00 zł | 31.05.2026 | 30.08.2026 | sierpień 2026 |
| FV 5 | 18 450,00 zł | 3 450,00 zł | 15.06.2026 | 14.09.2026 | wrzesień 2026 |
| Pozostałe 9 faktur | 146 370,00 zł | 27 370,00 zł | według terminów każdej faktury | ||
| Razem | 246 000,00 zł | 46 000,00 zł | |||
Co biuro wpisuje w rozliczeniach
W JPK_V7 każda faktura trafia do ewidencji jako korekta z oznaczeniem KorektaPodstawyOpodt, z kwotą netto i VAT ze znakiem minus oraz z terminem płatności w polu TerminPlatnosci. W części deklaracyjnej sumy korekt trafiają do pól P_68 i P_69. Faktura FV 1 idzie do pliku za lipiec, FV 3 i FV 4 do pliku za sierpień, a FV 5 do pliku za wrzesień.
W CIT spółka zmniejsza podstawę opodatkowania o 200 000 zł netto, co przy stawce 19% daje 38 000 zł mniej podatku. Limit na korektę w podatku dochodowym to 2 lata od końca roku wystawienia faktury, a w VAT 3 lata. Gdy klient zapłaci którąś z faktur, spółka zwiększa podatek w okresie zapłaty. Całe zestawienie z okresami przygotujesz w kalkulatorze ulgi na złe długi, a opis pól znajdziesz w przewodniku o korekcie w JPK_V7.
Przykład 3, fikcyjna firma transportowa
Firma transportowa i zapłata od podmiotu publicznego
Firma transportowa wykonała przewozy dla jednostki samorządowej, która nie jest podmiotem leczniczym. Umowa przewiduje zapłatę w 30 dni od doręczenia faktury. Faktura na 7 380 zł brutto dotarła 2 marca 2026 r., więc termin minął 1 kwietnia. Zapłata przyszła 15 maja 2026 r.
- Kwota brutto
- 7 380,00 zł
- Doręczenie
- 02.03.2026
- Termin
- 01.04.2026
- Zapłata
- 15.05.2026
- 44 dni po 14%
- 124,55 zł
- Rekompensata 70 €
- 300,26 zł
- Nota na
- 424,81 zł
Termin 30 dni mieści się w limicie dla podmiotu publicznego. Ulga na złe długi nie powstała.
Skąd te liczby
Odsetki biegną od 2 kwietnia do 15 maja 2026 r. włącznie: 29 dni kwietnia i 15 dni maja, razem 44 dni. Cały okres przypada na pierwsze półrocze, więc stopa wynosi 14%. Rachunek: 7 380 zł razy 14% razy 44 dni podzielone przez 365 daje 124,55 zł. Podmiot publiczny, który nie jest podmiotem leczniczym, płaci odsetki według tej samej stopy co firma.
Faktura przekracza 5 000 zł, więc należy się rekompensata 70 euro. Faktura stała się wymagalna w kwietniu, dlatego właściwy jest kurs z ostatniego dnia roboczego marca. Przy kursie 4,2894 zł z 31.03.2026 to 300,26 zł. Firma wystawia notę na 424,81 zł. Termin z umowy możesz sprawdzić w kalkulatorze terminu płatności faktury. Pamiętaj też, że roszczenia z umowy przewozu przedawniają się już po roku.
Pytania o przykłady
Czy firmy w przykładach istnieją?
Nie. Hurtownia, biuro rachunkowe, spółka i firma transportowa są wymyślone. Prawdziwe są stopy odsetek, progi rekompensaty i zasady ulgi na złe długi.
Jaki kurs euro bierzemy do rekompensaty?
Średni kurs euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem, w którym faktura stała się wymagalna. Przykłady, kalkulator i generator noty biorą go z tej samej tabeli, więc kwoty są identyczne.
Dlaczego odsetki liczycie osobno dla każdego okresu?
Stopa odsetek w transakcjach handlowych zmienia się 1 stycznia i 1 lipca. Gdy opóźnienie obejmuje oba półrocza, każdą część liczy się według stopy z danego okresu.
Czy rekompensata należy się od podmiotu publicznego?
Tak. Podmiot publiczny jest stroną transakcji handlowej i płaci rekompensatę na tych samych zasadach co firma.
Czy mogę policzyć własną fakturę tak samo?
Tak. Wpisz kwotę, termin i datę zapłaty w kalkulatorze na stronie głównej. Dla wielu faktur do ulgi na złe długi użyj kalkulatora ulgi, który poda okresy korekty.