Co to jest zły dług w firmie
Pojęcie „zły dług” nie ma jednej definicji w przepisach. W praktyce księgowej oznacza fakturę, której klient nie zapłacił, choć minął termin, a kolejne przypomnienia nie przynoszą skutku. Taki dług obciąża firmę podwójnie. Brakuje pieniędzy na bieżące wydatki, a podatki od sprzedaży trzeba było zapłacić tak, jakby klient zapłacił.
Przepisy podatkowe wprowadzają jedną konkretną granicę. Gdy należność nie została zapłacona ani sprzedana w ciągu 90 dni od terminu płatności, ustawa o VAT uznaje jej nieściągalność za uprawdopodobnioną. Ten sam próg obowiązuje w CIT i PIT. Dlatego nazwa „ulga na złe długi” odnosi się właśnie do faktur po 90 dniach.
Ile kosztuje firmę zły dług
Weźmy fikcyjną fakturę na 20 000 zł netto, 24 600 zł brutto, wystawioną przez spółkę na CIT 19%. Zanim klient cokolwiek zapłaci, spółka oddaje do urzędu 4 600 zł VAT, a od przychodu 20 000 zł płaci 3 800 zł podatku dochodowego. Razem 8 400 zł wychodzi z firmy z powodu sprzedaży, za którą nie wpłynęła ani złotówka. Do tego dochodzi koszt samego towaru albo pracy.
Ulga na złe długi pozwala odzyskać te 8 400 zł w rozliczeniach po 90 dniach. Bez niej firma kredytuje podatki z własnych pieniędzy, czasem przez lata.
Kiedy faktura staje się złym długiem
Opóźnienie przechodzi przez kilka etapów. Każdy daje inne narzędzia.
| Czas od terminu | Co się dzieje | Co możesz zrobić |
|---|---|---|
| 1 dzień | biegną odsetki, należy się rekompensata 40, 70 albo 100 euro | przypomnienie, policzenie odsetek |
| od 14 do 30 dni | klient zwleka mimo przypomnienia | wezwanie do zapłaty z odsetkami |
| 90 dni | nieściągalność uprawdopodobniona w podatkach | ulga na złe długi w VAT, CIT i PIT |
| kilka miesięcy | spłata staje się mało prawdopodobna | odpis aktualizujący, sprzedaż długu, sąd |
| po egzekucji albo upadłości | dług udokumentowany jako nieściągalny | spisanie należności w koszty |
Datę 90. dnia, odsetki i rekompensatę dla konkretnej faktury pokaże kalkulator niezapłaconej faktury.
Zły dług a należność sporna i przedawniona
Nie każda niezapłacona faktura jest złym długiem w tym samym sensie. Trzy sytuacje warto rozróżnić.
- Zły dług. Klient nie kwestionuje faktury, po prostu nie płaci. Przysługuje ulga na złe długi, odsetki i rekompensata.
- Należność sporna. Klient kwestionuje fakturę, na przykład zgłosił reklamację albo twierdzi, że usługa nie została wykonana. Ulga podatkowa formalnie nie zależy od sporu, ale gdy spór jest zasadny, często właściwa jest faktura korygująca, a nie ulga. W księgach spór bywa podstawą odpisu aktualizującego.
- Należność przedawniona. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się zwykle po 3 latach, a niektóre roszczenia ze sprzedaży po 2 latach. Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Po przedawnieniu dłużnik może odmówić zapłaty, a spisanie takiej kwoty nie jest kosztem podatkowym.
Co zrobić ze złym długiem
Masz do dyspozycji narzędzia podatkowe, księgowe i windykacyjne. Najlepiej łączyć je w kolejności, która chroni pieniądze i nie zamyka drogi do zapłaty.
Ulga na złe długi
Po 90 dniach zmniejszasz VAT należny o podatek z faktury i obniżasz podstawę podatku dochodowego. Ulga nie umarza długu, więc nadal możesz go dochodzić. Szczegóły opisują strony ulga na złe długi VAT, CIT i PIT, a kwoty dla wielu faktur policzy kalkulator ulgi na złe długi.
Odpis aktualizujący
Firma prowadząca księgi rachunkowe obniża wartość należności w bilansie, gdy spłata jest mało prawdopodobna. Odpis pokazuje rzetelny obraz majątku, a w określonych sytuacjach jest też kosztem podatkowym. Zasady opisuje strona odpis aktualizujący należności.
Spisanie należności
Gdy nieściągalność jest udokumentowana, na przykład postanowieniem komornika o nieściągalności, należność schodzi z ksiąg. Spisanie może być kosztem podatkowym, jeśli kwota była wcześniej przychodem i masz właściwy dokument. Więcej na stronie spisanie należności.
Nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty
Gdy klient zapłacił po terminie, odsetki dochodzisz notą. Gdy nie zapłacił wcale, wysyłasz wezwanie z całą kwotą, odsetkami i rekompensatą. Oba pisma przygotujesz w generatorze noty odsetkowej i w generatorze wezwania.
Sprzedaż albo dochodzenie w sądzie
Dług możesz sprzedać firmie, która kupuje wierzytelności, albo skierować do sądu. Pamiętaj, że sprzedaż po skorzystaniu z ulgi oznacza zwrot ulgi w VAT i podatku dochodowym, a sprzedaż przed upływem 90 dni zamyka do niej drogę.
Jak ograniczyć złe długi w przyszłości
- Ustalaj krótkie terminy płatności i sprawdzaj, czy mieszczą się w ustawie, na przykład w kalkulatorze terminu płatności.
- Sprawdzaj nowego kontrahenta w publicznych rejestrach przed pierwszą dużą dostawą.
- Przy dużych kwotach bierz zaliczkę albo dziel dostawę na etapy.
- Wysyłaj przypomnienie dzień po terminie, a nie po miesiącu.
- Prowadź zestawienie faktur po terminie z datą 90. dnia, żeby nie przegapić ulgi.
Wyliczenia w serwisie są pomocą obliczeniową, a nie poradą podatkową ani prawną.