Kto robi odpis aktualizujący
Odpis dotyczy firm, które prowadzą księgi rachunkowe, czyli głównie spółek i większych przedsiębiorców. Przedsiębiorca na księdze przychodów i rozchodów nie tworzy odpisów, bo KPiR nie pokazuje wartości należności. Taka osoba może skorzystać z ulgi na złe długi w PIT albo spisać należność, gdy ma dokument o nieściągalności.
Celem odpisu jest rzetelny bilans. Należność, której nikt nie zapłaci, nie powinna wyglądać w sprawozdaniu jak pełnowartościowy majątek. Dlatego odpis to obowiązek z zasady ostrożności, a nie wybór.
Kiedy zrobić odpis według art. 35b ustawy o rachunkowości
Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, czyli po pomniejszeniu o odpisy aktualizujące. Przepis podaje przykłady sytuacji, w których odpis jest potrzebny.
- Dłużnik jest w likwidacji albo w upadłości. Odpis obejmuje należność w części niegwarantowanej albo niezabezpieczonej.
- Sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika, bo jego majątek nie wystarcza na koszty postępowania. Odpis obejmuje wtedy całą należność.
- Dłużnik kwestionuje należność albo zalega z zapłatą, a z oceny jego sytuacji wynika, że spłata w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.
- Chodzi o kwoty, które podwyższają należność objętą wcześniej odpisem, na przykład naliczone od niej odsetki.
- Należność jest przeterminowana albo nieprzeterminowana, ale z dużym stopniem prawdopodobieństwa nie zostanie spłacona.
Polityka rachunkowości może zawierać proste reguły, na przykład odpis połowy należności po pół roku zwłoki i całości po roku. Takie reguły są dopuszczalne, jeśli wynikają z doświadczenia firmy i dają rzetelny obraz. Odpis robisz najpóźniej na dzień bilansowy.
Księgowanie odpisu na kontach 761 i 290
Odpis od należności z działalności operacyjnej obciąża pozostałe koszty operacyjne. Odpis od odsetek obciąża koszty finansowe. Konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” jest kontem korygującym, czyli zmniejsza wartość należności w bilansie bez usuwania jej z konta 200.
| Operacja (przykład fikcyjny) | Kwota | Wn | Ma |
|---|---|---|---|
| Faktura sprzedaży, netto 10 000 zł, VAT 2 300 zł | 12 300,00 zł | 200 | 700 i 222 |
| Odpis od należności głównej | 12 300,00 zł | 761 | 290 |
| Odpis od naliczonych odsetek | 480,00 zł | 751 | 290 |
| Zapłata należności w następnym roku | 12 300,00 zł | 130 | 200 |
| Rozwiązanie odpisu po zapłacie | 12 300,00 zł | 290 | 760 |
Konta podano według typowego planu kont. W twojej firmie numery mogą być inne, liczy się treść operacji. Konto 222 to rozrachunki z tytułu VAT należnego, a 760 to pozostałe przychody operacyjne. Odsetki zaksięgowane wcześniej jako przychód wymagają odpisu, dopóki ich nie otrzymasz. Kwotę odsetek do takiego zapisu policzy kalkulator niezapłaconej faktury.
Odpis a koszty podatkowe
Odpis aktualizujący co do zasady nie jest kosztem podatkowym (art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o CIT). Wyjątek dotyczy odpisu od należności, która była wcześniej przychodem należnym i której nieściągalność uprawdopodobniono w sposób z art. 16 ust. 2a. Chodzi między innymi o sytuacje, gdy dłużnik jest w upadłości albo likwidacji albo gdy wierzytelność jest przedmiotem postępowania sądowego lub egzekucyjnego. Podobne zasady są w ustawie o PIT.
W przykładzie z tabeli kosztem podatkowym może być najwyżej 10 000 zł, bo tylko tyle weszło do przychodu. VAT z faktury nie był przychodem. Ten VAT odzyskasz osobno, przez ulgę na złe długi VAT. Jeśli zaliczysz odpis do kosztów podatkowych, nie możesz tej samej kwoty drugi raz rozliczyć w uldze na złe długi w CIT. Zestawienie faktur, które kwalifikują się do ulgi, przygotuje kalkulator ulgi na złe długi.
Odpis na dzień bilansowy krok po kroku
- Zrób listę należności po terminie z datą wymagalności i kwotą.
- Przy każdej pozycji zapisz, co wiesz o dłużniku: upadłość, likwidacja, spór, brak kontaktu, częściowe wpłaty.
- Ustal kwotę odpisu według polityki rachunkowości i dokumentów, a przy zabezpieczeniu odejmij jego wartość.
- Zaksięguj odpis i opisz podstawę w dokumentacji do sprawozdania.
- Oddziel kwoty, które są kosztem podatkowym, od tych, które są kosztem tylko w księgach.
Takie zestawienie przyda się też biegłemu rewidentowi i przy kontroli podatkowej, bo pokazuje, dlaczego wybrano daną kwotę odpisu.
Odwrócenie odpisu
Gdy ustanie przyczyna odpisu, na przykład dłużnik zapłaci albo zawrzecie ugodę, odpis rozwiązujesz. Wartość należności wraca do poprzedniego poziomu, a kwota rozwiązanego odpisu trafia do pozostałych przychodów operacyjnych albo przychodów finansowych (art. 35c ustawy o rachunkowości). Przy częściowej zapłacie rozwiązujesz odpowiednią część.
Podatkowo rozwiązanie odpisu jest przychodem tylko wtedy, gdy odpis był wcześniej kosztem podatkowym. Gdy nie był, rozwiązanie jest przychodem tylko w księgach.
Od odpisu do spisania
Odpis nie usuwa należności z ksiąg i nie zamyka drogi do jej dochodzenia. Możesz dalej wysyłać wezwania, iść do sądu albo sprzedać dług. Gdy nieściągalność zostanie ostatecznie udokumentowana, przechodzisz do spisania należności, które wykorzystuje utworzony wcześniej odpis. Szerszy obraz pokazuje strona złe długi.
Opis ma charakter ogólny. Szczegóły zasad odpisów ustala polityka rachunkowości firmy, a ocenę podatkową najlepiej potwierdzić z doradcą.