Nota odsetkowa a KSeF w 2026 roku

Czy notę odsetkową wystawia się w KSeF?

Nie. Obowiązek z ustawy o VAT dotyczy faktur ustrukturyzowanych, a przepisy nie przewidują ani obowiązku, ani możliwości wysłania przez KSeF noty księgowej. Tak samo wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 29 maja 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA). Dotyczy to noty odsetkowej, noty obciążeniowej za rekompensatę i każdej innej noty, która nie dokumentuje sprzedaży opodatkowanej VAT.

W praktyce oznacza to, że program do faktur z integracją z KSeF zwykle nie jest dobrym miejscem na notę. Notę przygotowujesz osobno, a w ewidencji księgowej ujmujesz ją tak jak przed 2026 rokiem.

Czy nota obciążeniowa musi być w KSeF?

Nie musi i nie może tam trafić, jeżeli dokumentuje zdarzenie poza VAT: odsetki, rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, karę umowną czy odszkodowanie. Inaczej jest, gdy pod nazwą „nota” ukrywa się w rzeczywistości dopłata do ceny albo refaktura usługi. Wtedy to sprzedaż, a sprzedaż od 2026 roku dokumentuje się fakturą w KSeF.

Harmonogram KSeF a noty odsetkowe

Ostatnia kolumna jest wszędzie taka sama celowo. Harmonogram KSeF nie dotyczy not, więc data wejścia Twojej firmy do systemu nie zmienia sposobu wystawiania noty odsetkowej. Aktualne terminy publikuje Ministerstwo Finansów na oficjalnej stronie KSeF w serwisie podatki.gov.pl.

Od kiedy liczyć odsetki od faktury wystawionej w KSeF

Odsetki zawsze biegną od dnia następnego po terminie płatności. KSeF ma znaczenie wtedy, gdy termin liczy się od otrzymania faktury, na przykład „14 dni od doręczenia faktury” w umowie albo ustawowe 30 dni, gdy strony nie ustaliły terminu. Według ustawy o VAT faktura wystawiona w KSeF jest otrzymana przez nabywcę w dniu przydzielenia jej numeru KSeF, nawet jeśli nabywca nie zalogował się do systemu.

Ta reguła pochodzi z prawa podatkowego, a termin zapłaty to kwestia umowy cywilnej. Dlatego najbezpieczniej wpisać w umowie albo w warunkach handlowych, że za dzień doręczenia faktury strony przyjmują dzień nadania numeru KSeF. Wtedy spór o to, kiedy kontrahent „naprawdę” dostał fakturę, praktycznie znika. Jeśli termin jest liczony od daty wystawienia albo wpisany jako konkretna data, KSeF nic w nim nie zmienia.

Przykład: faktura na 9 840 zł dostaje numer KSeF 3 sierpnia 2026, umowa daje 14 dni od doręczenia. Termin mija 17 sierpnia, odsetki biegną od 18 sierpnia. Kontrahent płaci 16 września, czyli po 30 dniach opóźnienia. Przy stopie 13,75% odsetki wynoszą 111,21 zł, a do noty dochodzi rekompensata 70 euro, bo faktura przekracza 5 000 zł. Takie wyliczenie dla dowolnych dat daje kalkulator odsetek od faktury zapłaconej po terminie.

Co wpisać w nocie odsetkowej do e-faktury

Zakres noty się nie zmienił, ale warto dodać jeden element, którego wcześniej nie było:

• numer faktury nadany przez Ciebie i obok niego numer KSeF, żeby księgowość kontrahenta od razu znalazła dokument w systemie,
• termin płatności i dzień, od którego go liczysz (przy terminie od doręczenia: data nadania numeru KSeF),
• datę zapłaty, czyli dzień uznania Twojego rachunku,
• liczbę dni opóźnienia, stopę i kwotę odsetek dla każdego okresu stopy,
• rekompensatę w euro i w złotych z kursem, po którym ją przeliczasz,
• sumę do zapłaty, termin wpłaty i numer rachunku.

Generator na stronie nota odsetkowa rozpisuje te pozycje sam. Numer KSeF wpisujesz w polu numeru faktury, obok własnego numeru.

Rekompensata 40 euro a KSeF

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności podlega tym samym zasadom co odsetki. Nie jest zapłatą za dostawę, więc nie ma do niej VAT, faktury ani numeru KSeF. Wpisujesz ją w tej samej nocie co odsetki albo w osobnej nocie obciążeniowej. Przysługuje od każdej faktury osobno: 40 euro przy kwocie do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 euro od 50 000 zł, przeliczona po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed wymagalnością.

Przy fakturach na kilka tysięcy złotych i opóźnieniu rzędu dwóch tygodni rekompensata bywa wyższa niż same odsetki. Warto ją doliczać szczególnie tam, gdzie kontrahent spóźnia się co miesiąc, bo dopiero suma z kilku not pokazuje mu realny koszt zwłoki.

Kiedy wystawić notę po wejściu KSeF

Najlepiej od razu po tym, jak zobaczysz spóźnioną wpłatę na wyciągu. KSeF ułatwia tu jedno: data nadania numeru faktury jest zapisana w systemie i obie strony widzą ją tak samo, więc odpada najczęstszy argument dłużnika, że „faktura dotarła później”. Im krótszy czas między wpłatą a notą, tym mniej dyskusji o wyliczeniu.

Firmy, które wystawiają dużo faktur, zbierają spóźnione wpłaty raz w miesiącu i wysyłają jedną notę na kontrahenta, z osobnym wierszem dla każdej faktury. Jedna nota może objąć dowolną liczbę faktur, o ile każda ma własne wyliczenie i własną rekompensatę.

Nota odsetkowa to nie nota korygująca

Od 1 lutego 2026 r. zniknęła nota korygująca, którą nabywca poprawiał drobne błędy na fakturze. Pomyłki w e-fakturze poprawia już tylko sprzedawca, fakturą korygującą w KSeF. Ta zmiana nie dotyczy noty odsetkowej. Nota odsetkowa nic nie koryguje, tylko obciąża kontrahenta kwotą za opóźnienie, więc nadal ją wystawiasz i nadal jest ważnym dokumentem.

Czy odsetki można doliczyć do faktury w KSeF?

Nie należy. Odsetki za opóźnienie nie są elementem ceny, więc nie wchodzą do podstawy opodatkowania VAT. Jeśli dopiszesz je do faktury z VAT, wykażesz podatek, który i tak trzeba będzie zapłacić, choć nie był należny, a kontrahent nie odliczy go bez ryzyka. Jedna faktura na sprzedaż, osobna nota na odsetki: ten podział obowiązywał przed KSeF i obowiązuje dalej.

Gdy kontrahent nie zapłacił w ogóle, nota nie jest najlepszym pismem. Wtedy wyślij wezwanie do zapłaty z odsetkami, a po 90 dniach od terminu sprawdź, czy przysługuje Ci ulga na złe długi w VAT. Korektę VAT należnego robisz w JPK_V7, niezależnie od tego, że sama faktura jest w KSeF.

Jak wysłać notę odsetkową i ją zaksięgować

Najprościej wysłać PDF e-mailem na adres księgowości kontrahenta z umowy i zachować wiadomość jako dowód doręczenia. Przy kontrahentach, którzy kwestionują pisma, lepszy jest list polecony. Nota nie wymaga podpisu kwalifikowanego ani pieczęci.

W księgach odsetki ujmujesz w przychodach finansowych. Dla CIT i PIT przychodem są dopiero odsetki zapłacone, więc sama wystawiona nota nie zwiększa podatku. Jeśli kontrahent zapłaci notę, ujmujesz przychód w dniu wpływu. Jeśli nie zapłaci, roszczenie o odsetki przedawnia się po 3 latach, z końcem roku kalendarzowego.

Czy notę odsetkową trzeba wysłać przez KSeF, jeśli kontrahent tego żąda?

Nie da się tego zrobić, bo system nie przyjmie dokumentu, który nie jest fakturą. Wyślij notę zwykłą drogą i dopisz w wiadomości numer KSeF faktury, której dotyczy. Kontrahent połączy oba dokumenty w swojej ewidencji bez trudu.