Niezapłacona faktura a podatek dochodowy w PIT i CIT

Dlaczego niezapłacona faktura podnosi podatek

Większość firm rozlicza przychody memoriałowo. W CIT i PIT przychód z działalności powstaje w dniu wydania rzeczy albo wykonania usługi, a najpóźniej w dniu wystawienia faktury lub zapłaty. Zapłata nie jest warunkiem. Faktura wystawiona w marcu podnosi zaliczkę za marzec, nawet jeśli klient zapłaci w czerwcu albo wcale.

Z punktu widzenia firmy to podwójny koszt. Nie ma pieniędzy od klienta, a musi z własnej kasy zapłacić VAT od faktury i podatek dochodowy od marży. Dlatego ustawodawca dał wierzycielom ulgę na złe długi także w podatku dochodowym. Ogólnie o tym, kiedy faktura staje się złym długiem, piszemy na stronie złe długi.

Ulga na złe długi w podatku dochodowym w skrócie

Dla wierzyciela ulga jest prawem. Może z niej skorzystać, ale nie musi. Dla dłużnika korekta jest obowiązkiem. Ulga dotyczy transakcji handlowych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, czyli umów między przedsiębiorcami.

Warunki po stronie wierzyciela

• Wierzytelność wynika z transakcji handlowej i została wcześniej zaliczona do przychodów.
• Od terminu płatności minęło 90 dni, a do dnia złożenia zeznania wierzytelność nie została zapłacona ani sprzedana.
• Od końca roku wystawienia faktury nie minęły 2 lata.
• Wierzytelność nie trafiła już do kosztów podatkowych inną drogą, na przykład przez odpis aktualizujący.

Ustawa wymienia też warunki dotyczące sytuacji dłużnika, w tym brak postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego albo likwidacji. Ich dokładne brzmienie zmieniało się od 2020 r., dlatego przy kontrahencie w takim postępowaniu potwierdź je w aktualnym tekście ustawy. Szczegóły dla spółek opisujemy na stronie ulga na złe długi w CIT, a dla przedsiębiorców na skali i liniowym na stronie ulga na złe długi w PIT.

Przykład z liczbami

Przykład jest fikcyjny. Spółka wystawia 20 lutego 2026 r. fakturę na 12 300 zł brutto, czyli 10 000 zł netto i 2 300 zł VAT. Termin płatności to 22 marca 2026 r. Klient nie płaci.

Zmniejsza się podstawa o wartość netto, bo VAT nie był przychodem. Gdy spółka ma w roku stratę albo niski dochód, zmniejszenie przekraczające dochód przepisy pozwalają rozliczyć w kolejnych latach. Jeśli klient zapłaci w październiku 2026 r., spółka zwiększy podstawę o 10 000 zł w październiku i podatek wróci do budżetu.

Po stronie klienta ta sama faktura daje koszt 10 000 zł, bo VAT odliczył. W rozliczeniu za czerwiec 2026 r. klient zwiększa dochód o 10 000 zł, a do tego koryguje odliczony VAT. Obowiązki dłużnika opisujemy w poradniku ulga na złe długi u dłużnika.

Kiedy wykazać korektę

Korekta należy do rozliczenia za rok podatkowy, w którym minął 90. dzień od terminu płatności, i wykazuje się ją w zeznaniu rocznym. Przepisy pozwalają uwzględnić ją także w zaliczce za miesiąc albo kwartał, w którym minął 90. dzień, dzięki czemu pieniądze wracają do firmy szybciej. Dłużnik uwzględnia swoją korektę w tych samych okresach.

Jeżeli wierzytelność zostanie zapłacona przed złożeniem zeznania, wierzyciel nie zmniejsza podstawy w zeznaniu. Zaliczki z czasu opóźnienia zostają jednak niższe, co poprawia płynność w trakcie roku.

Kto może skorzystać, a kto nie

Z ulgi w podatku dochodowym korzystają spółki płacące CIT oraz przedsiębiorcy rozliczający PIT według skali albo podatkiem liniowym. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ma osobną ustawę i osobne zasady, więc jeśli rozliczasz się ryczałtem, sprawdź je z księgową. Ulga dotyczy tylko faktur między firmami. Faktura dla konsumenta nie daje ulgi w podatku dochodowym.

Odsetki i rekompensata a podatek

Odsetki za opóźnienie i rekompensata 40, 70 albo 100 euro to inne przychody niż sama faktura. W podatku dochodowym odsetki są przychodem dopiero wtedy, gdy zostaną zapłacone, więc samo doliczenie ich w nocie nie podnosi podatku. Kwotę odsetek dla każdego okresu stopy policzysz w kalkulatorze niezapłaconej faktury, a gotowe pismo przygotujesz w generatorze noty odsetkowej.

Porządek w dokumentach

1. Zachowaj fakturę, umowę albo zamówienie z terminem płatności i dowód doręczenia faktury.
2. Zapisz datę 90. dnia i okres korekty przy każdej fakturze.
3. Przy zapłacie zachowaj wyciąg z datą uznania rachunku.
4. Prowadź jedno zestawienie dla VAT i podatku dochodowego, bo terminy są wspólne, a limity różne.

Takie zestawienie dla wielu faktur naraz przygotuje kalkulator ulgi na złe długi. Wynik jest pomocą obliczeniową i nie zastępuje porady podatkowej.

Wspólnicy spółek osobowych i jednoosobowe firmy

Wspólnik spółki jawnej albo komandytowej, który rozlicza swój udział w PIT, stosuje ulgę z art. 26i w proporcji do udziału w zysku. Spółka komandytowa płacąca CIT korzysta z art. 18f jak każda spółka kapitałowa. Jednoosobowa firma na skali albo podatku liniowym rozlicza ulgę w zaliczce i w zeznaniu PIT-36 albo PIT-36L.

Kwotę po korekcie warto przeliczyć razem z księgową, żeby nie pomylić okresów zaliczek i zeznania.

Jak ulga zmienia płynność w ciągu roku

Wróćmy do przykładu spółki z fakturą na 10 000 zł netto. Bez ulgi spółka płaci 1 900 zł CIT w zaliczce za luty i czeka na pieniądze od klienta do skutku. Z ulgą w zaliczce za czerwiec odejmuje 10 000 zł od dochodu, więc zaliczka spada o 1 900 zł, a w JPK_V7 za czerwiec podatek należny spada o 2 300 zł. Przez cztery miesiące spółka finansowała podatek z własnej kasy, ale od czerwca odzyskuje go w całości.

Jeśli spółka ma wiele takich faktur, sumy rosną szybko. Dziesięć faktur po 10 000 zł netto daje 19 000 zł CIT i 23 000 zł VAT, czyli 42 000 zł gotówki, którą można odzyskać bez czekania na wyrok. Warto więc co miesiąc sprawdzać listę faktur, którym właśnie mija 90 dni, i przed zamknięciem okresu zdecydować, które z nich wejdą do korekty.

Częste pytania o niezapłaconą fakturę i podatek dochodowy

Czy mogę po prostu nie wykazać przychodu, dopóki klient nie zapłaci?

Nie. Przychód powstaje bez względu na zapłatę. Pominięcie faktury zaniża zaliczki i prowadzi do zaległości z odsetkami za zwłokę. Właściwą drogą jest ulga na złe długi po 90 dniach.

Czy ulga przysługuje, gdy klient zapłacił część faktury?

Tak, w części niezapłaconej. Zmniejszasz podstawę o niezapłaconą wartość netto, a dłużnik zwiększa swoją podstawę o tę samą część.

Co, jeśli sprzedam dług firmie windykacyjnej?

Sprzedaż przed złożeniem zeznania wyklucza ulgę. Stratę na sprzedaży wierzytelności rozlicza się wtedy według osobnych zasad, zwykle tylko w części, która była wcześniej przychodem.

Czy ulga dotyczy faktur dla klientów z zagranicy?

Ulga dotyczy transakcji handlowych, a ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom obejmuje umowy przedsiębiorców bez względu na ich siedzibę, gdy prawem właściwym jest prawo polskie. W sprawie faktur zagranicznych potwierdź warunki z doradcą.