Między firmami termin płatności faktury nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin jest dozwolony tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go uzgodnią i nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy płaci duża firma małej albo średniej, 60 dni to sztywny limit, a podmiot publiczny ma najwyżej 30 dni. Poniżej zebraliśmy liczby, wyjątki i sposób liczenia dni na przykładzie.
Limity dni zebrane w jednej tabeli
Limity wynikają z ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Dotyczą umów między przedsiębiorcami oraz umów, w których płaci podmiot publiczny.
| Kto płaci i komu | Najdłuższy termin | Czy można dłużej |
|---|---|---|
| Firma firmie, gdy obie są małe albo średnie, albo obie duże | 60 dni od doręczenia faktury | tak, gdy strony wyraźnie to uzgodnią i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela |
| Duży przedsiębiorca firmie małej albo średniej | 60 dni od doręczenia faktury | nie |
| Podmiot publiczny firmie | 30 dni od doręczenia faktury | nie |
| Podmiot leczniczy firmie | 60 dni od doręczenia faktury | nie |
| Brak terminu w umowie | 30 dni od doręczenia faktury | nie dotyczy |
Dużym przedsiębiorcą jest firma, która nie mieści się w definicji małego i średniego przedsiębiorcy z przepisów unijnych. W uproszczeniu to firma, która zatrudnia co najmniej 250 osób albo przekracza progi obrotu i sumy bilansowej. Ogólne zasady terminów faktur opisujemy na stronie faktura z odroczonym terminem płatności.
Od kiedy liczyć dni
Ustawa liczy termin od dnia doręczenia faktury dłużnikowi, a nie od daty jej wystawienia. Dla faktury wysłanej mailem to dzień, w którym trafiła do skrzynki odbiorcy, dla listu dzień odbioru. Dlatego warto mieć dowód doręczenia, na przykład potwierdzenie odczytu albo zwrotkę.
Dzień doręczenia nie wlicza się do terminu. Pierwszym dniem jest dzień następny. Jeśli ostatni dzień wypada w sobotę albo święto, termin z umowy co do zasady przechodzi na najbliższy dzień roboczy, chyba że umowa mówi inaczej.
Osobna zasada dotyczy odbioru towaru albo usługi. Gdy umowa przewiduje procedurę sprawdzenia zgodności, ta procedura nie powinna trwać dłużej niż 30 dni. Jeśli faktura dotarła przed jej zakończeniem, termin płatności biegnie od dnia zakończenia odbioru.
Przykład z datami
Przykład jest fikcyjny. Mała firma transportowa doręcza fakturę na 49 200 zł brutto 5 października 2026 r.
| Odbiorca | Najpóźniejszy termin zgodny z ustawą | Odsetki od dnia |
|---|---|---|
| Średnia firma, termin uzgodniony 60 dni | 4 grudnia 2026 | 5 grudnia 2026 |
| Duży przedsiębiorca | 4 grudnia 2026, bez możliwości wydłużenia | 5 grudnia 2026 |
| Urząd gminy | 4 listopada 2026 | 5 listopada 2026 |
Liczymy pierwszy wiersz. Od 6 do 31 października jest 26 dni, listopad dodaje 30, czyli 56, a 4 dni grudnia domykają 60. Jeśli odbiorca zapłaci 18 grudnia 2026 r., opóźnienie wynosi 14 dni. Odsetki w transakcjach handlowych w drugim półroczu 2026 r. to 13,75 procent: 49 200 × 13,75% × 14 / 365 = 259,48 zł. Do tego rekompensata 70 euro, bo kwota przekracza 5 000 zł i nie dochodzi do 50 000 zł. Przelicza się ją po średnim kursie euro z 30 listopada 2026 r., ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem, w którym płatność stała się wymagalna. Te same liczby dla dowolnej faktury pokaże kalkulator niezapłaconej faktury.
Kiedy termin dłuższy niż 60 dni jest dopuszczalny
Gdy obie strony są małymi albo średnimi firmami, albo obie są duże, wolno umówić się na dłuższy termin. Muszą być spełnione dwa warunki.
- Termin jest wyraźnie zapisany w umowie, a nie tylko na fakturze albo w ogólnych warunkach jednej strony.
- Nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Sąd ocenia to z uwzględnieniem praktyki w branży, rodzaju towaru albo usługi i tego, czy dłużnik miał obiektywny powód, żeby żądać dłuższego terminu.
Termin 90 albo 120 dni bez uzasadnienia, narzucony mniejszej firmie, łatwo uznać za rażąco nieuczciwy. Postanowienie, które narusza ustawę, jest nieważne, a w jego miejsce wchodzi termin ustawowy.
Co długi termin zmienia w podatkach
Termin płatności decyduje o tym, kiedy możesz skorzystać z ulgi na złe długi. Ulga powstaje po 90 dniach od terminu, więc faktura z terminem 60 dni daje prawo do odzyskania VAT dopiero po około 150 dniach od doręczenia. W podatku dochodowym, gdy umowny termin przekracza limit z ustawy, do ulgi przyjmuje się termin ustawowy. Szczegóły na stronie ulga na złe długi.
Długie terminy w dużych firmach są też przedmiotem nadzoru. Opóźnienia w zapłacie bada Prezes UOKiK, a duże firmy raportują swoje praktyki płatnicze. Opisujemy to na stronie zatory płatnicze.
Jak ustalić termin przed wystawieniem faktury
- Ustal, czy odbiorca jest dużym przedsiębiorcą, małą albo średnią firmą, czy podmiotem publicznym.
- Sprawdź, czy umowa zawiera termin i czy jest on wyraźnie uzgodniony.
- Zapisz na fakturze ten sam termin co w umowie i wyślij fakturę tak, żeby mieć dowód doręczenia.
- Zapisz w kalendarzu dzień po terminie, bo od niego biegną odsetki, oraz 90. dzień po terminie dla ulgi na złe długi.
Czy uzgodniony termin mieści się w ustawie, sprawdzi kalkulator terminu płatności faktury. Podaje najpóźniejszą datę zgodną z przepisami, dzień, od którego należą się odsetki, i datę powstania ulgi. Wynik jest pomocą obliczeniową, a nie poradą prawną.
Gdy termin minął
Od dnia po terminie należą się odsetki w transakcjach handlowych, bez wezwania i bez wykazywania szkody. Rekompensata należy się od każdej faktury osobno. Po zapłacie z opóźnieniem wystawisz notę odsetkową, a gdy faktura nadal jest otwarta, wezwanie do zapłaty faktury z odsetkami.
Najczęstsze błędy przy terminach
- Liczenie od daty wystawienia. Faktura wystawiona 30 września i doręczona 5 października ma termin ustawowy liczony od 5 października.
- Termin tylko na fakturze. Jeśli umowa nic nie mówi, a na fakturze stoi 90 dni, termin nie jest wyraźnie uzgodniony w umowie i łatwo go zakwestionować.
- Brak rozróżnienia dużej firmy. Duży odbiorca nie może zgodzić się na termin dłuższy niż 60 dni wobec mniejszej firmy, nawet jeśli obie strony tego chcą.
- Odbiór bez końca. Procedura odbioru przeciągana miesiącami nie odsuwa terminu w nieskończoność, bo ustawa ogranicza ją do 30 dni, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
Jak zapisać termin w umowie
Najmniej sporów daje zapis, który mówi, od czego liczyć dni i jak potwierdzić doręczenie faktury. Przykład zapisu dla dwóch średnich firm: „Zamawiający zapłaci wynagrodzenie w terminie 45 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Fakturę doręcza się na adres e-mail wskazany w umowie, a za dzień doręczenia uznaje się dzień jej wysłania w dni robocze do godziny 16.” Taki zapis jest krótszy niż limit ustawowy, więc nie wymaga dodatkowego uzasadnienia.
Gdy umowa przewiduje odbiór, dopisz, ile dni trwa i co się dzieje, gdy zamawiający nie zgłosi uwag. Brak reakcji w ustalonym czasie najlepiej uznać za odbiór bez zastrzeżeń. Wtedy termin płatności ma jasny początek i nie trzeba go później odtwarzać z korespondencji. Ten sam zapis ułatwia liczenie odsetek i dnia, od którego przysługuje ulga na złe długi.
Częste pytania o termin faktury z odroczoną płatnością
Czy mogę dać klientowi 14 albo 21 dni?
Tak. Ustawa wyznacza tylko górną granicę. Każdy krótszy termin jest dozwolony, jeśli strony go uzgodniły.
Czy przepisy dotyczą faktur dla konsumentów?
Nie. Ustawa obejmuje transakcje handlowe między przedsiębiorcami oraz z podmiotami publicznymi. Termin dla konsumenta wynika z umowy i przepisów ogólnych.
Co, jeśli kontrahent żąda 120 dni?
Gdy obie strony są małymi albo średnimi firmami, możesz się zgodzić, jeśli zapis jest wyraźny i ma uzasadnienie. Gdy kontrahent jest dużą firmą, a Ty małą albo średnią, taki zapis jest nieważny i obowiązuje 60 dni.
Czy odsetki biegną od dnia po terminie z umowy, nawet jeśli jest dłuższy niż 60 dni?
Przy ważnym dłuższym terminie odsetki biegną od dnia po nim. Gdy termin jest nieważny, w jego miejsce wchodzi termin ustawowy i od niego liczysz odsetki.
Poradnik opisuje przepisy według stanu na dzień aktualizacji. Przykłady liczbowe są fikcyjne. Tekst nie jest poradą podatkową ani prawną.
