Termin płatności noty odsetkowej i przedawnienie odsetek

Jaki jest termin płatności noty odsetkowej?

Taki, jaki wierzyciel wpisze w nocie. Ani kodeks cywilny, ani ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych nie mówią, ile dni ma kontrahent na zapłatę noty. W praktyce między firmami stosuje się 7 albo 14 dni od doręczenia, rzadziej 30 dni przy dużych odbiorcach, którzy płacą w cyklach miesięcznych.

Warto rozumieć, czym ten termin jest. Odsetki za opóźnienie narastają z każdym dniem zwłoki i od razu są wymagalne. Termin w nocie to czas, który dajesz kontrahentowi na dobrowolne uregulowanie kwoty, zanim przejdziesz do przypomnienia i wezwania. Nie przesuwa biegu przedawnienia i nie zmienia wysokości odsetek, które już narosły.

Jaki termin wybrać

Termin licz od doręczenia, a nie od daty wystawienia. Przy wysyłce e-mailem doręczeniem jest zwykle dzień, w którym wiadomość dotarła do skrzynki kontrahenta. Gdy spodziewasz się sporu, wyślij notę dodatkowo listem poleconym albo poproś o potwierdzenie odbioru.

Czy od noty odsetkowej należą się odsetki?

Co do zasady nie, dopóki nie pójdziesz do sądu. Art. 482 § 1 kodeksu cywilnego mówi, że od zaległych odsetek można żądać odsetek za opóźnienie dopiero od dnia wytoczenia o nie powództwa. Jedyny wyjątek to sytuacja, w której po powstaniu zaległości strony umówią się na doliczenie zaległych odsetek do długu. Zapis w ogólnych warunkach umowy zawarty z góry, przed zaległością, tego nie zastępuje.

W praktyce oznacza to, że niezapłacona nota na 312 zł nie urośnie przez kolejne miesiące. Kwota się nie zmienia, więc zwlekanie z wezwaniem nic Ci nie daje. Inaczej jest z rekompensatą za koszty odzyskiwania należności: to osobne świadczenie pieniężne, a nie odsetki, więc zakaz z art. 482 jej nie obejmuje. Najprościej zażądać jej w tej samej nocie co odsetki, z tym samym terminem zapłaty.

Kiedy przedawnia się nota odsetkowa?

Po 3 latach, z końcem roku kalendarzowego. Odsetki za opóźnienie są roszczeniem okresowym, a roszczenia okresowe przedawniają się po 3 latach (art. 118 kodeksu cywilnego). Od 2018 roku koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Samo wystawienie noty ani wysłanie wezwania biegu przedawnienia nie przerywa.

Przedawnienie przerywa wniesienie pozwu albo wniosku o zawezwanie do próby ugodowej, a także uznanie długu przez kontrahenta, na przykład częściowa zapłata noty albo pisemna prośba o rozłożenie jej na raty. Gdy termin przedawnienia zbliża się, nie czekaj na kolejne przypomnienia.

Uwaga na jeszcze jedną zasadę. Gdy przedawni się roszczenie główne, czyli sama faktura, razem z nim przedawniają się odsetki od niej. Przy fakturze zapłaconej po terminie ten problem nie występuje, bo należność główna została spłacona, a zostały tylko odsetki za okres zwłoki.

Co zrobić, gdy kontrahent nie zapłaci noty odsetkowej?

Przypomnieć, a potem wysłać wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem. Nota nie jest tytułem egzekucyjnym, więc bez wyroku albo nakazu zapłaty komornik nic nie zrobi. Typowy kalendarz między firmami wygląda tak:

1. Dzień 0. Wysyłasz notę z terminem 7 albo 14 dni.
2. Pierwszy dzień po terminie. Krótkie przypomnienie e-mailem lub telefonem, z notą w załączniku.
3. Około 7 dni później. Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty z terminem 7 dni i informacją o skierowaniu sprawy do sądu.
4. Po bezskutecznym wezwaniu. Pozew o zapłatę, przy małych kwotach najczęściej w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Od dnia wniesienia pozwu biegną też odsetki od zaległych odsetek.

Jeżeli kontrahent nadal ma u Ciebie inne niezapłacone faktury, lepiej połączyć wszystko w jednym piśmie. Wezwanie do zapłaty z odsetkami obejmie wtedy faktury niezapłacone, z odsetkami liczonymi do dnia pisma, a kwotę z noty dopiszesz jako osobną pozycję.

Przy kontrahencie, który mimo wezwań nie płaci od ponad 90 dni, sprawdź też, czy nie należy Ci się ulga na złe długi. Dotyczy ona jednak niezapłaconych faktur z VAT, a nie samej noty, bo nota VAT nie zawiera.

Termin płatności noty a podatek dochodowy

Termin zapłaty ma znaczenie dla podatków, bo obie strony rozliczają odsetki dopiero w dniu faktycznej zapłaty. U wierzyciela naliczone, ale nieotrzymane odsetki nie są przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT, w PIT art. 14 ust. 3 pkt 2). U dłużnika naliczone, ale niezapłacone odsetki nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, w PIT art. 23 ust. 1 pkt 33).

Dlatego nota wystawiona 20 grudnia z terminem 14 dni, zapłacona 3 stycznia, wejdzie do przychodu wierzyciela w nowym roku. Przy podatniku na KPiR zapłacone odsetki odbiorca ujmuje w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” w dniu zapłaty, a wierzyciel w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”. W księgach rachunkowych wierzyciel może ująć notę wcześniej jako przychód finansowy, ale to nie zmienia momentu przychodu podatkowego.

Czy notę odsetkową można umorzyć albo skorygować?

Tak. Wierzyciel może zrezygnować z odsetek w całości albo w części, na przykład w zamian za szybką zapłatę kolejnych faktur. Najczyściej zrobić to pisemnie: oświadczeniem o zwolnieniu z długu, które kontrahent przyjmuje, albo krótkim porozumieniem. Umorzone odsetki, które nigdy nie były przychodem podatkowym wierzyciela, nie wymagają u niego korekty podatku. U dłużnika umorzone zobowiązanie może być przychodem, więc warto, żeby jego księgowa o tym wiedziała.

Gdy w nocie jest błąd, na przykład zła data wpływu albo pominięta faktura, nie poprawiaj starego pliku. Wystaw nową notę z nowym numerem i dopiskiem, że zastępuje notę o wskazanym numerze, albo notę korygującą kwotę. Nowa nota dostaje nowy termin zapłaty liczony od jej doręczenia.

Termin płatności noty a termin płatności faktury

To dwa osobne terminy i nie trzeba ich ze sobą łączyć. Termin faktury wynika z umowy, a między firmami co do zasady nie może przekraczać 60 dni, a przy dłużniku będącym podmiotem publicznym 30 dni. Jeżeli nie wiesz, czy termin z faktury był w ogóle ważny, sprawdź go w kalkulatorze terminu płatności faktury, bo od niego zależy, od którego dnia liczysz odsetki w nocie.

Gdy ten sam kontrahent spóźnia się z kolejnymi fakturami, nie musisz wystawiać noty po każdej. Możesz zebrać faktury z miesiąca albo kwartału w jednej nocie, każdą z osobnym wyliczeniem. Ile wychodzi przy typowych kwotach, pokazuje tabela na stronie odsetki od faktury zapłaconej po terminie. Jeśli kontrahent pyta, czemu dostał notę, a nie fakturę, wyjaśnienie różnicy znajdziesz na stronie nota obciążeniowa za odsetki, a o wysyłce noty do faktury z KSeF w poradniku nota odsetkowa a KSeF.

Najczęstsze pytania

Czy nota odsetkowa musi mieć termin płatności?

Nie musi, ale powinna. Bez terminu kontrahent nie wie, do kiedy ma zapłacić, a Ty nie masz jasnego momentu, od którego wysyłasz wezwanie. Generator noty zawsze wpisuje termin, domyślnie 7 dni.

Od kiedy liczyć termin zapłaty noty?

Od dnia doręczenia noty kontrahentowi. Przy e-mailu to dzień, w którym wiadomość dotarła do jego skrzynki, przy liście dzień odbioru albo drugiego awizo.

Czy mogę wystawić notę odsetkową kilka lat po zapłacie faktury?

Tak, do końca okresu przedawnienia, czyli do końca trzeciego roku kalendarzowego po roku, w którym skończyła się zwłoka. Później kontrahent może odmówić zapłaty, powołując się na przedawnienie.

Czy nota odsetkowa wystawiona na przełomie roku zmienia rok przychodu?

Tak, decyduje dzień zapłaty. Odsetki zapłacone w styczniu są przychodem nowego roku, nawet gdy notę wystawiłeś w grudniu, a zwłoka dotyczyła faktury z poprzedniego roku.